דוח מבקר העירייה: זינוק במספר העובדים והתקנים

מבקר העירייה עופר טל פרסם היום (ראשון) את דוח המבקר בנושאי גיוס עובדים, תקני כוח אדם ותקצובם. מהדוח עולים ליקויים רבים, חלקם חמורים, בתחום זה, ובתגובותיה של ראש העיר עינת קליש רותם לדוח היא מאשימה בליקויים את מנכ"ל העירייה לשעבר אוהד שגב ואת גזבר העירייה הנוכחי שמוליק מרמלשטיין.

תקני כוח אדם

המבקר בדק את תקני כוח האדם בעיריית חיפה, כולל עובדים על תקניים, משתלמים, ארעיים ושעתיים, ומהדוח עולה כי בין סוף שנת 2018 (השנה האחרונה בקדנציה של יונה יהב) לסוף שנת 2021 (שלוש השנים הראשונות בקדנציה של עינת קליש רותם) עלה מספר התקנים בעירייה ב-510.83 (12.1 אחוז), מצבת העובדים עלתה ב-317.57 (6.6 אחוז) ומספר העובדים בפועל עלה ב-639 (11.4 אחוז). בפילוח לפי מינהלים, היקף התקנים עלה בין 2018 ל-2021 ב-45.6 אחוז בהנהלת העירייה; ב-20.3 אחוז במינהל התפעול וב-15.9 אחוז במינהל ההנדסה. מצבת העובדים עלתה בשנים אלו ב-21.9 אחוז בהנהלת העירייה; ב-8.3 אחוזים במינהל התפעול; וב-6.4 אחוזים במינהל החינוך. מספר העובדים עלה בין 2018 ל-2021 ב-29.3 אחוז בהנהלת העירייה, ב-11.2 אחוז במינהל התפעול וב-11.7 אחוז במינהל החינוך.

עוד בדק המבקר את התקנים החדשים שנפתחו בין ינואר 2019 ליוני 2022 ואת איושם. מהנתונים עולה כי בתקופה זו מספר התקנים החדשים עומד על 666.69, כאשר 401.43 מהן לא אוישו (60.2 אחוז). עוד עולה כי מתוך 666.69 התקנים שנפתחו, 372.22 (55.8 אחוז) לא אושרו על ידי ועדת כספים ו/או מועצת העיר. בשנת 2019 אף תקן חדש שנפתח (נפתחו 111.41 תקנים) לא הועבר לאישור ועדת הכספים ו/או מועצת העיר.

על כך העיר המבקר: "הביקורת מעירה בחומרה כי במרבית המקרים לא קיימים מסמכים המתעדים את הבקשות להוספת תקנים חדשים ואת המניעים לכך. בנוסף, לא בכל המקרים ניתן לדעת מיהו הגורם או הגורמים שיזמו ודרשו את הגדלת התקנים, כך שייתכן שחלק מהתקנים נפתחו ללא סמכות. הביקורת מצאה התכתבויות רבות, באמצעות הדואר האלקטרוני, שהתנהלו במהלך תהליך פתיחת התקנים, ומהם ניתן ללמוד כי בחלק מהמקרים הדרישה לפתיחת תקנים הגיעה מ'הנהלת העירייה' כאשר שאין בהירות במי מדובר".

עוד העיר המבקר כי "בחלק נוסף של ההתכתבויות ניתנו הוראות מגורמים שונים – ראש העיר, סגן ראש העיר, מנכ"ל העירייה לשעבר, סמנכ"ל משאבי אנוש לשעבר, ראש הסגל של לשכת ראש העיר לשעבר, ראש לשכת ראש העיר וראש מינהלת חיפה 2030. הללו התייחסו לנושאים פרטניים מבלי שקיים תיעוד להליך מסודר של בדיקת הצורך והמצב הקיים, וממילא מבלי שהוצאו פרוטוקולים המפרטים את נימוקי ההחלטות, מי קיבל את ההחלטה ומי נתן את ההחלטה לביצוע. הביקורת מעירה שכשם שכל תהליך הנעשה בעירייה כרשות מינהלית חייב להתבצע לאחר בחינה מקצועית ותוך גיבוי בהוראות ביצוע כתובות ומפורטות ובאישורים פרטניים, כך יש לפעול גם במקרה של הגדלת תקנים, אשר להם משמעויות כספיות כבירות בהווה ובעתיד".

תגובת ראש העיר למבקר בנושא זה היתה: "יש לבחון שינויים אלה ביחס לשנים קודמות. כמו כן חשוב לפרט את התקנים שנדרשה העירייה להוסיף על ידי משרדי הממשלה השונים, בעיקר משרד החינוך, וכן את התקנים שהתווספו בעקבות הסדרת עשרות עובדי 'צינור' בתאגידים העירוניים, בהמשך לדרישת השירות המשפטי ובעקבות דוח מבקר עירייה בנושא".

המבנה הארגוני

מבקר העירייה ציין כי "בתקופה המבוקרת (2022-2019) נעשו שינויים רבים במבנה הארגוני, הגם שהיקף התושבים החדשים בחיפה לא גדל באופן המצריך הגדלת תפוקות העירייה למענם באמצעות התאמת המבנה הארגוני למילוי תפקידיה".

המבקר העיר על כך ש"הביקורת מציינת כי ראוי ששינויים ארגוניים ייעשו לאחר בדיקה על ידי גורמי מקצוע. בחינה מקצועית זו אמורה לכלול בין השאר בדיקת תהליכי עבודה, קביעת קבועי זמן, מדידות עומס וקביעת תקינת כוח אדם הנדרשת על פי הצרכים, והמלצות לשינויים במערכות ולהטמעת טכנולוגיות ומבנה ארגוני. הביקורת מעירה בחומרה גם בקשר לשינויים במבנה הארגוני על היעדר מסמכים מפורטים המתעדים את הבקשות לשינויים ארגוניים, ובחלק מהמקרים מניעת האפשרות לדעת מי יזם זאת ועל בסיס מה. ההתכתבויות באמצעות הדואר האלקטרוני מצביעות על כי חלק מהדרישות לכך הגיעו מ'הנהלת העירייה' ובחלק מהמקרים מדובר בהנחיות שהועברו מראש העיר, סגן ראש העיר, מנכ"ל העירייה לשעבר, סמנכ"ל משאבי אנוש לשעבר, ראש הסגל של לשכת ראש העיר לשעבר, ראש לשכת ראש העיר וראש מינהלת חיפה 2030. כך גם מעירה הביקורת לגבי מקרים שבהם חסרים פרוטוקולים של ישיבות ההנהלה שבהן התקבלו ההחלטות, הכוללים תיעוד תהליך קבלת ההחלטה והדיון שהתנהל בנושא. הביקורת חוזרת ומבהירה שכל תהליך הנעשה בעירייה כרשות מינהלית חייב להתבצע לאחר בחינה מקצועית ותוך גיבוי בהוראות ביצוע כתובות ומפורטות ובאישורים פרטניים".

תגובתה של קליש רותם על כך היתה כי "המבנה של העירייה לא השתנה באופן מהותי בשנים האחרונות, למרות צרכים הולכים ומשתנים בניהול העיר ובמתן שירות לתושבים. מאז כניסתי לתפקיד אנו בוחנים לעומק את הצרכים של העיר ומסיקים מהם לגבי הדרישות של העירייה כגוף שצריך לתת שירות והתייחסות לכל הסוגיות העירוניות".

עובדים לא מתוקננים

בדוח המבקר נכתב כי "בבחינת נתוני מצבת העובדים מעבר לתקן עולה כי שיעור המשרות הבלתי מתוקננות עלה בשנים 2022-2019 ב-11 אחוז. נמצאו עובדים שהחלו עבודתם לפני שנים רבות, אך כיום נחשבים עובדים בלתי מתוקננים אף כי הם עובדים קבועים או ארעיים".

על כך העיר המבקר כי "על העירייה להפסיק לעשות שימוש בעובדים בלתי מתוקננים, ולשם כך על אגף משאבי אנוש בשיתוף עם האגף לארגון ושיטות לבחון את אופן העסקת העובדים, ולפעול כדלקמן: משרה נחוצה יש לתקנן; משרה של עובד שנקלט לעבודה זמנית ונותר לעבוד בעירייה לאחר שהעבודה אליה נקלט הסתיימה, וכן משרה של עובד שנקלט שלא בתקן יש לבטל ולסיים את העסקת העובד".

על כך הגיבה ראש העיר כי "בישיבות פורום ראש העיר עלה הנושא לא אחת. הנחיתי לצמצם את התופעה ולטפל בה".

אי התאמות בין רישום התקן לאיוש בפועל

מהדוח עולה כי "נמצאו מקרים שבהם תקני כוח האדם של אגף מסוים אינם תואמים את שיבוץ העובדים בפועל או את השיוך הארגוני. קיימים מקרים שבהם עובד משובץ בתקן של מחלקה אחת אך בפועל עובד במחלקה אחרת בלי שהתקן הועבר למחלקה שבה הוא עובד בפועל. הביקורת מעירה כי נעשה שימוש במשרות לא מאוישות הרשומות במחלקה אחת לצרכים שונים במחלקה אחרת (ולעתים בגוף אחר כמו תאגיד עירוני), שעה שהמשרות הנ"ל ממילא מתוקצבות, זאת תוך כדי אפשרות לעקיפת ההוראות של עמידה במכרז של העובד המיועד למשרה, אישור ועדת הכספים ואישור מועצת העיר, וממילא בניגוד לכללי מינהל תקין".

תגובת ראש העיר: "אני מקבלת את הערת הביקורת ומציינת שהגעתי למסקנה זו והתבטאתי כך באופן פומבי כמה וכמה פעמים בפורום ראש העיר (ניתן לראות בפרוטוקולים). מדובר בכשל ניהולי חמור ביותר שמקורו בניהול בעייתי של מנכ"ל העירייה לשעבר שאמור היה לתכלל מערכת זו, ושל אגף התקציבים שחרג מסמכותו תחת ניהול גזברי העירייה (הקודמים והנוכחי)".

רוצים להישאר מעודכנים?

הורידו את אפליקציית "כלבו - חיפה והצפון" באנדרואיד

הורידו את אפליקציית "כלבו - חיפה והצפון" באייפון

הצטרפו לקבוצת הוואסטאפ של "כלבו - חיפה והצפון"

תנו לייק לדף הפייסבוק שלנו

שדרוג משרות

מהדוח עולה כי לא קיים נוהל עירוני המסדיר פעולה של שדרוג משרה. על כך העיר המבקר כי "ישיבות ועדת השדרוגים לא תועדו בפרוטוקולים המשקפים את מהות הדיונים, לרבות המניעים להחלטות הוועדה. למשל, לא ניתן לדעת מהם הנימוקים לאישורן של 23 בקשות לשדרוגים בשנת 2019 שהוועדה המקצועית כתבה את דעתה לגביהם 'לא מומלץ'. הביקורת מעירה כי אי רישום פרוטוקולים המפרטים את המניעים לאישור הבקשות לשדרוגים או לדחייתן, תוך הסתמכות רק על מכתבי ההמלצה של המנהלים שביקשו את השדרוגים, הוא בניגוד לכללי מינהל תקין, וממילא שלא בהתאמה לחובה המוגברת החלה על העירייה כרשות ציבורית. אשר על כן, על ועדת השדרוגים לפרט ולדייק את הסיבות לאישור או לאי אישור הבקשות לשדרוג, תוך פירוט חוות הדעת של המנהלים, כמו גם של משאבי אנוש, ארגון ושיטות, כספים והשירות המשפטי. הביקורת מעירה בחומרה כי חלק מהשדרוגים אושרו שלא באמצעות התכנסות הוועדה, וכי כל בקשה לשדרוג חייבת להיבחן על ידי ועדת השדרוגים לאחר שנבחנה מקצועית, ולהיות מתועדת בפרוטוקול מפורט".

על כך הגיבה קליש רותם: "השנה עברנו תהליך הסדרה ארוך ומשמעותי של נושא זה, כולל פסיקות של בית המשפט וכולל אפילו מעורבות של סגנית מבקר העירייה בישיבות העבודה שקיימנו, על מנת ללמוד מדוח הביקורת כיצד להתנהל בתהליך השדרוגים בשנה הנוכחית ובעתיד. פירוט של התהליך שהתרחש השנה ניתן לקבל מאגף משאבי אנוש ומהשירות המשפטי".

עוד הגיבה ראש העיר כי "לשמחתי, האחראים למחדל השדרוגים אינם עובדים יותר בעירייה. הסיבה העיקרית לפיטורי המנכ"ל היתה ניהול תחום כוח האדם בכלל והשדרוגים בפרט. סמנכ"ל משאבי אנוש בחר לעזוב מיד אחרי פיטורי המנכ"ל משיקוליו הוא. סמוך למועד עזיבתם של מנכ"ל וסמנכ"ל העירייה לשעבר, במסגרת דיוני פורום כוח אדם, דרשתי לקבל את רשימת כל השדרוגים הלא תקינים שבוצעו בשלוש השנים האחרונות. אחרי כמה חודשים כל הנתונים הוצגו על ידי משאבי אנוש באופן מסודר. בעקבות הצגת החומרים יצאה ממני הוראה ברורה לאגף משאבי אנוש וליחידה המשפטית לתקן את הליקויים ולהביא את העובדים לשימועים כדי להסדיר את התקלות או לבטל את השדרוגים, כולל החזר כספי ככל שנדרש. לבקשתי, החומרים הללו הועברו גם לממונה על השכר באוצר, שאיתם התקיימה ישיבת עבודה ראשונה בזום בנוכחות השירות המשפטי. בחודש הבא נקבעה עם אגף האכיפה ביחידת השכר של האוצר ישיבת עבודה מקצועית כדי לקבל הנחיות ולהסדיר את השדרוגים הלא תקינים".

רכבי ליסינג צמודים

בהתאם לסיווג במרכז השלטון המקומי, מנכ"ל הרשות, גזבר הרשות, מבקר הרשות, מהנדס הרשות והיועץ המשפטי של הרשות זכאים לרכב שעלותו היא עד 190,000 שקל (כולל תוספות); מנהלי אגפים, ראשי מינהלים, סמנכ"לים ווטרינר הרשות זכאים לרכב בעלות של עד 160,000 שקל (כולל תוספות); ומנהלי מחלקות זכאים לרכב שעלותו היא עד 145,000 שקל (כולל תוספות) או לרכב עם הנעה אלטרנטיבית בעלות של עד 150,000 שקל.

המבקר העיר כי "הביקורת לא מצאה בכתובים הוראות בדבר קביעת הזכאות להצמדת כלי רכב לעובדים. הביקורת בדעה כי על אגף משאבי אנוש לקבוע ולעגן בכתב את תנאי הסף לקבלת רכב צמוד, לרבות קריטריונים ואמות המידה לקבלתו, מיהו הגורם המאשר, כמו גם תהליך האישור. נכון הדבר גם לגבי רכבים עירוניים (רכב אגפי/מחלקתי) המוצמדים לעובדים גם לצורך עבודתם וגם לשימושם לאחר תום עבודתם".

מהנתונים שהציג המבקר עולה כי "שיעור רכבי הליסינג הצמודים שניתנו לעובדים ולבעלי תפקידים לראשונה בשנת 2020 עלה בכ-54 אחוז לעומת שנת 2019, בשנת 2021 ירד מספרם ב-45 אחוז ובשנת 2022 לא הוצמדו כלל רכבי ליסינג לעובדים ולבעלי תפקידים".

הקצאת קילומטרים שנתית לבעלי רכב ליסינג קבועה בנוהל העירוני "שימוש והפעלה של כלי רכב עירוניים" – למנהלי אגפים מוקצים עד 35,000 ק"מ בשנה, ולסגני מנהלי אגפים ולמנהלי מחלקות עד 30,000 ק"מ בשנה. עוד נקבע בנוהל כי "בתום שנה מקבלת הרכב יגיש מנהל המחלקה לתובלה ומוסך את נתוני מד האוץ ברכב למחזיק הרכב. אם מחזיק הרכב חרג מהמכסה שנקבעה יעביר מנהל המחלקה לתובלה ומוסך דיווח על שיעור החריגה למנהל המנגנון עם העתק למחזיק הרכב. אם בתום שלוש שנים מיום קבלת הרכב יחרוג מחזיק הרכב מהמכסה שנקבעה, הוא יחויב בהתאם".

על כך העיר המבקר כי "על אף שהמוסך העירוני ומחלקת התובלה מנהלים – כל אחד בנפרד ובתדירות שונה – מעקב אחר קריאת מד האוץ של כל אחד מרכבי הליסינג, בניגוד לנוהל העירוני לא מועברים למחלקה למנגנון ולמחלקה לתשלומי שכר נתונים של מספר הקילומטרים שנסע בעל רכב הליסינג מעבר להקצאת הקילומטרים השנתית שהוקצתה לו. במצב דברים זה המחזיק ברכב לא מחויב בגין הקילומטרים העודפים".

המבקר כתב כי "מנהל אגף התברואה מסר בתגובה לביקורת שבהתאם לחוזה משכ"ל (החברה למשק וכלכלה של מרכז השלטון המקומי; ב"כ), חלוקת הקילומטרים היא כוללת, כך שאם רכב אחד עבר את ההקצאה ורכב אחר נסע פחות מתבצע שקלול", והעיר כי "האמור בתגובת מנהל אגף התברואה הוא בניגוד לנוהל העירוני. הביקורת בדעה כי יש לקיים את הנוהל, לערוך תחשיב מדי שנה לגבי כל אחד מכלי הרכב ולוודא שבמקרה של חריגה מהמכסה שנקבעה יחויב מחזיק הרכב בהתאם".

המבקר הוסיף כי "בעירייה הוקמה ועדת ליסינג שתפקידה הוא לאשר או לדחות בקשות לרכב צמוד לעובדים שדרגתם נמוכה מדרגת מנהל אגף ולעובדי שטח המבקשים הצמדת רכב אגפי. יובהר כי עובדים שדרגתם היא מנהל אגף ומעלה זכאים לרכב צמוד ללא צורך באישור הוועדה. הביקורת מעירה כי לא קיים נוהל המגדיר את הרכב הוועדה, את תפקידיה ואת סמכויותיה. עוד מעירה הביקורת כי הוועדה אישרה או פסלה בקשות להצמדות רכב באופן כללי, מבלי שהבקשות שהונחו בפניה סווגו לבקשות לרכב ליסינג צמוד או לרכב אגפי".

המבקר כתב כי בוועדת הליסינג חברים מנכ"ל העירייה והגזבר, וזו התכנסה רק פעמיים בתקופה המבוקרת, והעיר כי "על אף האמור, נמצאו מקרים שבהם עלה הצורך באישור בקשה פרטנית, ומבקש הבקשה או מנהלו החתימו בעצמם את מנכ"ל העירייה ואת הגזבר על טופס שכותרתו היא 'ועדת ליסינג' ושבו פרטי העובד שאליו מעוניינים להצמיד רכב. הביקורת מעירה כי האפשרות להעביר בקשות שלא במסגרת ועדת הליסינג מאיינת את תכלית הוועדה ופותחת אפשרות לקבלת החלטות שלא בדרך המקובלת. למותר לציין כי הדבר גורם לחוסר סדר ומונע אפשרות של פיקוח ומעקב כראוי. עוד מעירה הביקורת כי לא קיימים בעירייה נתונים מרוכזים על כל הבקשות שהוגשו לאישור ועדת ליסינג או שהוגשו לאישור ללא כינוס הוועדה. בהיעדר נתונים אלה לא ניתן לערוך בקרה מסודרת אחר האישורים שניתנו, וממילא לבחון האם ניתנו כסדרם ובסמכות".

תגובתה של קליש רותם לדברים היתה כי "לפני כחודש ימים סירבתי לאשר את חידוש חוזי הליסינג לרכבים תפעוליים אלא רק לזכאים להצמדה. אבקש מהמנכ"ל הנכנס לבחון את כל נושא ניהול הרכבים באופן יסודי ומעמיק. בעקבות דוח זה אבקש לפתוח את סוגיית ניהול צי הרכבים של העירייה מחדש, כולל את תפקידם ואת אחריותם הניהולית של האחראים על תחום זה עד כה".

אחזקת רכב

על פי הנהלים, אישור או דחיית בקשות לקצובת רכב אישי על מרכיביה השונים לבעלי תפקידים שלצורך מילוי תפקידם נדרשת ניידות ייעשה על ידי ועדת רכב. מדוח המבקר עולה כי "קבלת ההחלטה בדבר אישור קצובת רכב למצילים נעשתה שלא על ידי ועדת הרכב, ללא מעורבות של אנשי המקצוע מאגף משאבי אנוש וארגון, וממילא בניגוד לקבוע בנוהל. כך גם לגבי 52 בקשות חריגות שהוגשו למנכ"ל דאז ושאושרו על ידו. צא ולמד כי הדבר הפך להיות כשיטת עבודה ולא בסמכות. העלויות הכספיות המשוערות הנובעות מאישורי אחזקת רכב (חריגים) שניתנו לעובדים בשנים המבוקרות או משדרוג דרגות אחזקת הרכב לעובדים הסתכמו בשנת 2020 ב-842,300 שקל ובשנת 2021 ב-3,772,650 שקל (עלייה של כ-348 אחוז). יוער כי למרות בקשות הביקורת מהמחלקה לתשלומי שכר לקבלת נתונים מדויקים על ההוצאות הכספיות הנובעות מרכיב אחזקת הרכב בשנים המבוקרות, לא הועברו אליה נתונים אלה".

תגובתה של קליש רותם: "מדובר בנתונים מטרידים ביותר. כאמור, המנכ"ל אינו עובד יותר בעירייה, בין היתר בגלל טיפולו בנושאים אלה הקשורים לניהול כוח אדם. יחד עם זאת, הנתונים הכתובים כאן על גזבר העירייה לשעבר מטרידים שבעתיים בהיותו שומר סף. מדובר בהתנהלות שחייבת התייחסות וטיפול מטעם גורמי הבקרה של משרד הפנים".

עינת קליש רותם (צילום: בועז כהן)